Perché gestire ferie e permessi con il software Factorial HR
Ferie, permessi, congedi, smart working… Gestire correttamente e agevolmente le assenze dei dipendenti richiede oggigiorno per le aziende uno sforzo significativo. In questo articolo capiremo come un software di pianificazione della forza lavoro può diventare un essenziale alleato della tua impresa.
Perché un software di gestione presenze?
Un software online di gestione presenze come Factorial HR è in grado di centralizzare in un unico punto le esigenze di risorse umane e dipendenti.
Spesso le aziende che stanno attraversando una fase di crescita si trovano ad affrontare processi di digitalizzazione per ridurre il tempo speso in attività manuali e ripetitive. Un esempio concreto è proprio la gestione delle assenze della propria forza lavoro, gestita ad esempio fino ad adesso con file Excel condivisi e\o email.
Un caso pratico? Il dipendente manda una mail al diretto responsabile per notificare una assenza futura (es. ferie, permesso…). Il responsabile verifica il monte ore del dipendente, verifica se la persona fa parte di un team che deve garantire un livello minimo di servizio e, se la sua mansione è adeguatamente coperta, risponde alla mail approvando l'assenza. A questo punto aggiorna un file Excel condiviso indicando l'assenza.
In caso invece di rifiuto non rimane traccia della richiesta se non nella mail.
In uno scenario così si capisce subito che con l'aumentare dei dipendenti è difficile a fine mese fare una corretta rendicontazione, capire se e quante assenze sono state approvate e\o rifiutate e gestire il monte ore di ogni dipendente garantendo i livelli di servizio pattuiti con i propri clienti.
Se hai rivisto l'organizzazione della tua azienda in questo processo allora probabilmente un software web per gestire ferie e permessi è quello che ti serve!
I vantaggi per l'azienda dall'adozione di un software di gestione presenze
L'adozione di un software per la gestione del personale si rivelerà assolutamente molto vantaggioso per l'azienda:
- risparmio di tempo: affidando ad un software tutte le attività ripetitive si risparmia tempo, sia se si pensa alle attività quotidiane del reparto HR, sia i dipendenti.
- maggior controllo: un software HR ti permette di avere un maggior controllo delle richieste, anche ai fini statistici, che possono inoltre essere gestite in tempo reale grazie agli alert che il sistema invia.
- meno errori umani: affidare i processi manuali alla tecnologia ti permette di eliminare tutti gli errori umani che possono essere commessi come ad esempio nella rendicontazione delle assenze nel comunicare i dati al consulente del lavoro o nella gestione delle coperture e dei turni.
I vantaggi per il dipendente grazie all'utilizzo di un software gestionale per ferie e permessi
Un software web per la gestione di ferie e permessi migliora l'efficienza e la produttività dei dipendenti. Alcuni esempi?
- maggior trasparenza e collaborazione: un software di gestione HR migliora la comunicazione interna, i dipendenti hanno già le idee chiare di quando possono chiedere le ferie controllando il calendario del proprio team e possono monitorare le richieste
- work life balance: un aspetto da non sottovalutare è la possibilità di gestire al meglio il rapporto tra vita privata e lavoro, un dipendente soddisfatto è più produttivo perché ha la possibilità di gestire il proprio tempo libero in famiglia e dedicandosi ai propri hobby.
- gestire tutto comodamente da App: un App per la gestione di ferie e permessi permette ai dipendenti di verificare comodamente, anche da casa, i propri turni, e di fare richieste di assenze in ogni momento, anche in orario non lavorativo.
Come scegliere il software di gestione ferie e permessi giusto?
Gli aspetti da tenere in considerazione nella scelta del software sono molteplici:
Il software è cloud o installato sui miei sistemi?
Molti software gestionali sono web, non cloud, ossia hanno una interfaccia web ma l'azienda deve installare il software sui propri server. Questo aspetto è molto importante nella scelta perché l'installazione su un server implica un esborso iniziale di capitale per l'acquisto di server e licenze software e problematiche di manutenzione, backup dei dati, connettività dall'esterno, costi di aggiornamento, sicurezza dei dati e GDPR. Sicuramente è più comodo optare per un software in Cloud dove si paga un canone fisso al mese per fruire di un servizio. Magari è un modello che conosci già per la posta di Office 365, perché non usarlo anche per un software di gestione del personale?
Esiste anche una App?
La presenza di una App per la gestione di ferie e permessi permette all'HR di gestire le richieste anche senza un PC, così come il dipendente può verificare le proprie assenze e pianificazioni in qualsiasi momento, anche mentre è comodamente seduto sul divano di casa.
Ci sono anche altre funzionalità?
Il software permetto solo di gestire le assenze o è un hub per tutte le attività dei dipendenti e dell'HR? Molti software fanno gestione assenze, presenze, timbrature e turni, ma pochi sono un vero e proprio punto centrale dove gestire tutti i processi quali ad esempio:
- onboarding dipendenti automatizzato
- gestione del tempo speso nelle commesse
- firma digitale dei contratti a norma di legge
- repository di documenti e contratti di lavoro sempre online
- bacheca aziendale
- valutazione dei dipendenti
- sondaggi anonimi
Rispetta pienamente la normativa GDPR senza lavoro aggiuntivo?
Installare un nuovo software in azienda richiede spesso una valutazione in termini di sicurezza e trattamento dei dati. Affidarsi ad un software in Cloud che invece è disegnato secondo i dogma di Privacy e Security by Design ci garantisce che difficilmente avremo problemi di perdita di dati (data loss) e di trattamenti informatici dei dati errati.
Perché scegliere Factorial HR come Software Cloud di gestione ferie e permessi?
Factorial HR è uno dei pochi software online che permette alle PMI di digitalizzare completamente i propri processi, grazie al portale web e l'App, e offre sicurezza avanzata nella gestione dei dati, pienamente conforme con la disciplina GDPR.
Inoltre essendo un software in Cloud non richiede esborsi iniziali per l'acquisto di server e licenze, installazione di aggiornamenti e patch di sicurezza che sono effettuati in maniera trasparente sui sistemi del fornitore del software.