AI Documentale
Trasformare i documenti in informazioni utili
Fatture, ordini, contratti, offerte, moduli, report, e-mail e documentazione tecnica rappresentano una parte importante delle informazioni gestite quotidianamente dalle aziende. Spesso, però, queste informazioni sono contenute all'interno di documenti non strutturati e richiedono attività manuali per essere lette, classificate, controllate e trasferite nei sistemi aziendali.
L'AI Documentale utilizza l'Intelligenza Artificiale per comprendere il contenuto dei documenti, estrarre le informazioni rilevanti e trasformarle in dati utilizzabili dai processi aziendali.
L'obiettivo è semplice: ridurre il lavoro manuale e rendere le informazioni contenute nei documenti immediatamente disponibili e utilizzabili.
Comprendere e interpretare i documenti con l'IA
Le tecnologie di AI permettono di analizzare documenti di diversa natura e formato, a differenza dei sistemi documentali integrati e sistemi di process automation sono in grado di farlo anche quando le informazioni non sono organizzate secondo una struttura predefinita.
L'IA può riconoscere il tipo di documento, individuare le informazioni più importanti, interpretarne il contenuto e associarle al relativo contesto.
Può, ad esempio, identificare automaticamente:
- dati anagrafici;
- numeri e date;
- importi e condizioni economiche;
- prodotti e quantità;
- riferimenti a ordini e commesse;
- informazioni presenti nei contratti;
- dati contenuti in moduli e documenti acquisiti tramite scansione.
Questo permette di passare dalla semplice digitalizzazione del documento alla comprensione del suo contenuto.
Dall'acquisizione del documento all'automazione del processo con l'AI
L'AI Documentale non si limita a leggere un documento.
Le informazioni estratte possono essere utilizzate per attivare automaticamente attività e processi aziendali.
Un documento ricevuto via e-mail, ad esempio, può essere acquisito, classificato, analizzato e utilizzato per alimentare un gestionale o avviare un determinato workflow.
Il processo può quindi comprendere:
Acquisizione → Classificazione → Estrazione → Validazione → Integrazione → Automazione
In questo modo l'Intelligenza Artificiale diventa parte integrante del processo aziendale e non un semplice strumento di analisi.
Documenti, immagini e OCR intelligente
L'AI Documentale può lavorare anche con documenti acquisiti tramite scanner, fotografie o PDF contenenti immagini.
Attraverso tecnologie di OCR (Optical Character Recognition) e modelli di Intelligenza Artificiale è possibile riconoscere il testo e interpretare la struttura e il significato delle informazioni presenti nel documento.
Questo consente di elaborare anche documentazione non nativamente digitale, trasformando contenuti difficilmente utilizzabili in informazioni strutturate e ricercabili.
Ricerca intelligente e conoscenza aziendale con AI
Una volta analizzati, i documenti possono diventare parte della base informativa dell'organizzazione grazie alla Knowledge Management.
L'Intelligenza Artificiale permette di ricercare informazioni utilizzando il linguaggio naturale, senza dover conoscere necessariamente il nome del file o la posizione in cui il documento è stato archiviato.
Un utente può, ad esempio, chiedere: "Quali sono le condizioni di pagamento previste nei contratti con questo cliente?"
oppure: "Quali prodotti sono soggetti a questa specifica condizione?"
L'IA può individuare le informazioni rilevanti all'interno della documentazione disponibile e fornire una risposta basata sulle fonti aziendali.
Integrazione con i sistemi aziendali
Il vero valore dell'AI Documentale emerge quando le informazioni estratte vengono integrate con gli strumenti già utilizzati dall'azienda. La soluzione può interagire con:
- ERP e software gestionali;
- CRM;
- sistemi documentali;
- database;
- sistemi di posta elettronica;
- workflow e sistemi di approvazione;
- portali e applicazioni aziendali;
- software sviluppati su misura.
L'integrazione consente di eliminare passaggi manuali, evitare la duplicazione delle informazioni e rendere più fluidi i processi aziendali.
Alcuni esempi di applicazione dell'AI Documentale
Fatture e documenti amministrativi
Riconoscimento automatico dei documenti, estrazione dei dati e trasferimento delle informazioni nei sistemi gestionali.
Ordini e richieste dei clienti
Analisi degli ordini ricevuti, identificazione dei prodotti e delle quantità e inserimento automatico delle informazioni nei sistemi aziendali.
Contratti
Analisi dei documenti contrattuali, estrazione delle clausole e delle informazioni rilevanti e ricerca intelligente all'interno degli archivi.
Documentazione tecnica
Classificazione e ricerca di manuali, schede tecniche, certificazioni e documentazione relativa a prodotti e impianti.
Moduli e documenti non strutturati
Acquisizione e interpretazione di documenti con strutture differenti, trasformando le informazioni contenute al loro interno in dati utilizzabili dai processi.
L'AI Documentale integrata nei tuoi processi
di-erre software sviluppa soluzioni di AI Documentale progettate sulle esigenze specifiche dell'azienda.
Dall'analisi e classificazione dei documenti all'estrazione delle informazioni, dalla ricerca intelligente all'integrazione con gestionali e applicazioni aziendali, realizziamo soluzioni in grado di trasformare la documentazione in una fonte di informazioni realmente utilizzabile dai processi.
L'obiettivo non è semplicemente leggere i documenti, ma comprenderli, valorizzarne le informazioni e utilizzarle per rendere l'azienda più efficiente.