Come affrontare una Software Selection e perché è importante

La scelta di un pacchetto software, in particolare di un software gestionale, è piuttosto delicata poiché impatta fortemente su tutte le aree ed i processi aziendali coinvolgendo molte risorse. Questo processo di scelta del prodotto software da usare prende il nome di Software Selection.

I più comuni software aziendali permettono di:

• Gestire la contabilità
• Gestire il magazzino
• Digitalizzare, firmare e archiviare i documenti
• Gestire le relazioni con clienti e lead
• Gestire preventivi, ordini e commesse
• Fare analisi per prendere decisioni strategiche

Premesso che molto raramente esiste il pacchetto software perfetto che si adatta come un guanto alla realtà aziendale, è tuttavia possibile focalizzarsi sui processi aziendali per trovare un software a cui basteranno poche personalizzazioni per essere subito operativo. Il primo tipo di software necessario ad una impresa per iniziare il processo di digital transformation è un software gestionale, dove con software gestionale si intende una soluzione software che contribuisca ad aumentare i profitti e a ridurre i costi sia efficientando l'automazione dei cicli produttivi e amministrativi, sia contribuendo a diminuire le operazioni manuali.

Scegliere il software giusto può spesso fare la differenza tra una soluzione vincente o un insuccesso.

Come si dovrebbe procedere per scegliere un software gestionale da usare in azienda? La prima cosa da fare è definire un insieme razionale di criteri che servono per soddisfare le esigenze organizzative dell'azienda. Questi criteri possono essere identificati durante queste analisi:

• Analisi delle esigenze
• Analisi delle criticità
• Stilare un elenco delle aree e dei processi coinvolti
• Criteri di selezione del software
• Scelta del fornitore

Il primo passo è capire le esigenze dell'azienda e definendo le priorità. Le domande da porsi dovrebbero essere:

• quali sono le ragioni che fanno considerare l'adozione di un nuovo software?
• Quali sono gli obiettivi del processo di informatizzazione?
• Che prospettiva di crescita aziendale si stima?
• Quali sono le funzionalità che il nuovo software deve possedere assolutamente?
• Come si deve integrare con gli altri software già presenti in azienda?

L'analisi delle criticità è molto importante perché permette all'azienda di focalizzarsi sui temi critici e di importanza vitale per il successo del progetto. Bisogna identificare le inefficienze, gli sprechi (sia di tempo che di risorse), gli attuali malfunzionamenti. Questo lavoro consentirà di ottimizzare e semplificare i processi aziendali.

Bisogna innanzitutto elencare le aree e dipartimenti aziendali coinvolti nei processi più comuni. E' utile stilare una lista delle caratteristiche che il software dovrebbe possedere al fine di integrarsi nel processo produttivo. Questa analisi ha lo scopo di identificare i processi che causano lentezza o che richiedono troppe operazioni manuali ed errori.

Una volta che abbiamo identificato esigenze, criticità e quali processi aziendali saranno coinvolti è necessario cercare sul mercato delle soluzioni software che con poche personalizzazioni possono adattarsi alle nostre esigenze.

Si può optare, ove possibile, per un ecosistema integrato che permette ai differenti pacchetti software e servizi di integrarsi l'un l'altro con uno sforzo minimo. Oppure nel caso non esista un ecosistema adatto alle nostre esigenze si può procedere all'acquisto di più software integrabili tra loro con un progetto di application integration. E' quindi molto importante scegliere dei software che espongono delle interfacce per scambiare dati, come Web API REST, web service o flussi batch.

Se invece non abbiamo trovato un software adatto alle nostre esigenze possiamo pensare di realizzare un software su misura.

Un altro criterio importante per la selezione del software è il costo. Soprattutto oggi dove il modello SaaS (Software-as-a-Service) fa da padrone, le licenze possono diventare molto onerose. Alcuni pacchetti software applicano costi fissi per utente, altri vengono calcolati a consumo. Bisogna fare una attenta cost analysis per capire quanto il software impatterà sulle casse aziendali. A volte un pacchetto software, benché possa sembrarci poco costoso ad un primo sguardo, può diventare alla lunga molto più costoso che realizzare una soluzione software ad-hoc, che diventa anche un asset aziendale che può acquisire valore nel tempo.

Non meno importante sarà la scelta del fornitore. Anche se abbiamo scelto un prodotto software leader di mercato il giusto fornitore può fare la differenza. Bisogna sempre affidarsi ad aziende informatiche strutturate con specialisti tecnicamente molto preparati per non incorrere in un dilatarsi del time-to-market e in problemi quando il software sarà in esercizio, problemi che possono portare a complicare notevolmente l'operatività dell'azienda stessa. Affidarsi a consulenti one-man-show o imprese che non hanno referenze importanti nasconde quasi sempre insidie che spesso si presentano in una fase già avanzata del progetto dove non sempre è possibile porre riparo.

Nel caso si sia scelto un prodotto software gestionale bisogna essere sicuri che le personalizzazioni apportate permettano agevolmente gli aggiornamenti ad una versione successiva del prodotto stesso e che i sorgenti siano condivisi con l'azienda in modo che ci si possa sganciare da un fornitore che si è rivelato inadeguato senza dover riprendere tutta l'implementazione da zero.
Se invece si è optato per un software gestionale su misura è importante che siano usate tecnologie standard e non obsolete in modo che sia più facile affidare quanto realizzato ad una nuova software house. Ricorda sempre di richiedere in fase di contratto la consegna di tutto il codice sorgente e la proprietà di quanto realizzato!