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Realizzazione di un sistema automatizzato di controllo e verifica della strumentazione
Categorie: Application Modernization / Digital Transformation / Business Intelligence
Dasit S.p.A - Target Qualità
Categorie: Application Modernization / Digital Transformation / Business Intelligence
Dasit S.p.A - Target Qualità
Realizzazione di un sistema automatizzato di controllo e verifica della strumentazione di laboratorio
- Maggior qualità del servizio
- Eliminazione errori
- Eliminazione gestioni manuali
- Riduzione dei costi
Dasit S.p.A. offre soluzioni e prodotti diagnostici di riferimento per il Laboratorio Clinico e per loro abbiamo progettato e realizzato il sistema automatizzato di controllo e verifica della strumentazione di laboratorio che permette di raccogliere dati dai laboratori di analisi sparsi in tutto il mondo e di verificarne il corretto funzionamento. Tramite complessi algoritmi statistici il sistema analizza i dati e permette di identificare gli strumenti che necessitano di interventi di manutenzione. A corredo viene fornita una reportistica grafica chiara e dettagliata. Per il progetto forniamo anche il servizio di manutenzione.
Il processo "manuale" di verifica
Nel settore delle analisi cliniche di laboratorio l'affidabilità delle misurazioni è un elemento imprescindibile che impatta direttamente sulla salute delle persone, la strumentazione deve essere costantemente controllata e ricalibrata.
Dasit oltre a fornire gli strumenti di laboratorio per le analisi cliniche offre anche il servizio di verifica e controllo della strumentazione attraverso un processo articolato nelle seguenti fasi:
- l'invio ai laboratori di un materiale di controllo appositamente preparato sul quale effettuare le misurazioni
- le misurazioni da parte del laboratorio sul materiale di controllo
- la trasmissione dei dati dal laboratorio a Dasit
- l'elaborazione statistica dei dati raccolti con l'individuazione delle situazioni anomale
- la comunicazione ai laboratori degli esiti delle verifiche
Le fasi seguono delle tempistiche prefissate, il materiale di controllo essendo organico deve essere misurato entro tempi definiti e l'invio e la successiva elaborazione devono avvenire il prima possibile per garantire l'affidabilità delle misurazioni successive.
Inizialmente la trasmissione dei dati da parte dei laboratori verso Dasit avveniva in modo manuale, allegando i dati in una mail, trasmettendoli via fax oppure in alcuni casi anche dettati al telefono per poterli includere magari all'ultimo momento nell'elaborazione statistica.
L'elaborazione statistica era eseguita avvalendosi di complessi fogli excel e successivamente venivano prodotte manualmente le schede di valutazione degli strumenti che poi erano spedite ai laboratori.
Limiti del processo “manuale"
E' chiaro che un processo così strutturato può offrire la garanzia di qualità che Dasit vuole per i propri clienti solo a costi estremamente elevati, inoltre rappresenta un forte limite alla scalabilità delle vendite in quanto sarebbe necessario avvalersi di personale specializzato che va opportunamente formato ed infine la modalità di trasmissione dei dati si presta ad ogni sorta di errore, dall'inserimento errato di un dato letto male, alla mancata trasmissione (mail inviata ad indirizzo errato) fino al mancato inserimento (mail sfuggita o cancellata inavvertitamente, fax perso), con conseguenti lamentele da parte dei clienti e costosa gestione supplementare per cercare di sanare la situazione.
Era necessario iniziare una trasformazione digitale del processo.
La digitalizzazione del processo
E' stato realizzato un portale web al quale sono stati registrati tutti i laboratori, ogni laboratorio può accedere al portale e gestire la registrazione dei propri strumenti, inserire i dati elaborati dei campioni di controllo e visualizzare le schede di valutazione al termine della fase di elaborazione statistica. Inoltre è stato realizzato il portale di amministrazione in modo da poter gestire l'attivazione di nuovi laboratori, la sospensione e la riattivazione della fase di elaborazione, l'eventuale intervento correttivo su dati inseriti dai laboratori in casi particolari di necessità e la gestione del calendario delle verifiche. Il sistema infine invia delle notifiche ai laboratori all'approssimarsi delle scadenze ed effettua l'elaborazione statistica dei dati raccolti.
Benefici del processo digitale
I laboratori sono del tutto autonomi e unici responsabili dell'inserimento dei dati di controllo attraverso il portale web e sono costantemente avvisati delle varie scadenze. L'elaborazione dei dati è fatta in automatico dal sistema così come anche la produzione della reportistica è totalmente automatizzata, ciò ha di fatto azzerato la possibilità di errore ed eliminato completamente la gestione manuale. L'attivazione e la gestione di un nuovo laboratorio è una operazione che non richiede particolari competenze ed è disponibile direttamente dal portale di amministrazione.
Il valore per Dasit e per i propri clienti è del tutto evidente, la qualità dei dati e la velocità di gestione permettono di raggiungere nuovi e sempre più elevati standard qualitativi, inoltre sono state liberate risorse preziose (i lavoratori qualificati) da impiegare in attività decisamente a maggior valore rispetto al mero inserimento di dati ed elaborazione statistica e le vendite possono spingere sull'acceleratore senza il timore di poter compromettere la qualità dei servizi offerti.